Lo smart working nella PA: da misura emergenziale a modalità lavorativa ordinaria

Il ciclo di seminari, composto da 10 incontri, affronta i principali temi legati alla digitalizzazione della Pubblica Amministrazione e ai processi innovativi in atto, ponendo l’attenzione su argomenti trasversali alle sfide per l’innovazione digitale degli enti della Pubblica Amministrazione. 

L’incontro con tema Lo smart working nella PA: da misura emergenziale a modalità lavorativa ordinaria si è svolto mercoledì 11 maggio 2022 presso il Laboratorio Aperto di Piacenza. 

Con il coinvolgimento attivo e partecipativo degli Enti del territorio si è voluto creare l’occasione per condividere l’esperienza di Smart Working partendo da quanto in questi anni è stato sperimentato a livello di territorio emiliano romagnolo.

Sessione “Visione e Strategie”

Nella sessione introduttiva STEFANIA SPARACO - Responsabile Trasformazione digitale e organizzativa della Regione Emilia-Romagna e ALESSANDRA GANGAI - Direttrice Tavolo di lavoro smart Working nella PA del Politecnico di Milano, hanno illustrato lo scenario dell’andamento dello smart working prima e dopo l’emergenza sanitaria Covid -19.

I progetti di smart working prima della pandemia erano perlopiù progetti sperimentali di Pubbliche Amministrazioni di grandi dimensioni, rivolti a poche persone, che prevedevano il lavoro da remoto per meno di 1 giorno alla settimana e con l’obiettivo di conciliare al meglio vita privata e vita lavorativa.

Nel 2019 i lavoratori della PA da remoto erano circa 40.000. 

Nel primo trimestre del 2020, in piena emergenza Covid-19, erano saliti a 1.850.000.

Attualmente, dopo il termine dell’emergenza sanitaria e le recenti riforme che hanno interessato la Pubblica Amministrazione, il numero dei lavoratori della PA da remoto si è ridotto a 650.000. (fonte dei dati: Osservatorio Smart Working nella PA). 

L'emergenza sanitaria ha portato a dover colmare in pochissimo tempo gap organizzativi (scarsa digitalizzazione dei processi), tecnologici (dotazione dei device limitata con l’utilizzo del BYOD) e comportamentali (iperconnessione).

Per molte PA questa è stata comunque l’occasione per implementare lo Smart Working con progetti strutturati o informali.

Viene spontaneo quindi chiedersi se quanto vissuto fino ad oggi possa essere davvero chiamato smart working. 

  

Questo prevede che le persone possano scegliere il luogo e il momento ideale per svolgere la loro attività e una trasformazione culturale dei comportamenti e degli stili di leadership che coinvolge l’intera organizzazione lavorativa.

Il progetto, che attualmente vede la partecipazione attiva di 16 Enti territoriali e la cui adesione resta aperta, si pone come obiettivo la generazione di un valore unico che si riassume in 4 punti:

1. costruire una comunità di pratica sullo smart working
2. condividere spazi di coworking
3. supportare lo sviluppo di percorsi di Smart working
4. creare un catalogo di esperienze, prassi e strumenti a riuso

 Sessione "Esperienze, approcci, e sfide quotidiane”

La parte centrale del seminario ha visto alcuni dei partner del progetto VeLA raccontare e condividere obiettivi e finalità delle sperimentazioni condotte a livello locale nel territorio emiliano-romagnolo in materia di Lavoro Agile:

Progetto Smart - Comune di Piacenza

• Barbara Rampini - Dirigente Servizio Organi Istituzionali e Risorse Umane
• Chiara Messori - Servizio Organi Istituzionali e Risorse Umane 

Abbiamo visto lo smart working come un  momento per ripensare all’organizzazione e stiamo lavorando affinchè il nostro modello sia un modello di riferimento sia per chi lavora in smart working sia per chi lavora in presenza. (Barbara Rampini)

Il Progetto si basa su tre concetti: autovalutazione dell’operato, matrice RACI e condivisione in team, definizione di obiettivi e KPI (Key Performance Indicator).

Centrale è stato il ruolo dei gruppi di lavoro: 

• team per confrontarsi: la procedura di approvazione dei progetti smart prevede un confronto con il proprio team di lavoro, in relazione alle attività della matrice RACI
• team trasversali: sono stati costituiti gruppi di lavoro trasversali, quali team di analisi dei processi, team di facilitatori di gruppo, referenti smart, community smart workers e team RTD (Responsabile Transizione Digitale)
• patti valoriali: i gruppi lavorano sulla costituzione di patti valorariali. La community smart sta preparando la sua “netiquette”.

Per approfondire: Smart working ed evoluzione organizzativa - Comune di Piacenza (5.15 MB)

Strumenti e opportunità per ripartire dalle Comunità - Comune di Cesena e Unione Valle del Savio 

• Stefania Tagliabue - Dirigente Settore Personale e Organizzazione Comune di Cesena
  

Investire fortemente sulle soft skills e sulle competenze digitali ha portato ottimi risultati sia in termini di un elevato livello di engagement dovuto alla nuova modalità di lavoro (self-leadership), sia in termini di maggiore motivazione e voglia di contribuire. Questa è la leva di cambiamento organizzativo che va diffuso come cultura. (Stefania Tagliabue)

Assolutamente positiva l’esperienza iniziata con uno studio pilota in fase pre-pandemia articolato in 6 fasi programmate: attivazione e monitoraggio dello studio pilota; stipula convenzione RER; lavoro agile emergenziale; 1° step della fase sperimentale; 2° step della fase sperimentale.

 Ogni fase è stata oggetto di indagini conoscitive costituite da interviste e brevi questionari rivolti a raccogliere variabili giornaliere riferite al lavoro. Questi i principali temi trattati nelle interviste:

• organizzazione del lavoro e attività svolte
• ragioni della richiesta dello smart working
• risultati (vantaggi e svantaggi)
• opinioni riscontrate sullo smart working

Nei mesi di pandemia a questi temi ne sono stati aggiunti alcuni pertinenti alla fase di emergenza in cui si lavorava: isolamento sociale, burnout, work engagement, conflitto famiglia-lavoro, prestazione auto-percepita del lavoro svolto.

Terminato lo stato emergenziale, si è ripreso il progetto con un sguardo al futuro in cui promuovere percorsi di formazione a supporto del cambiamento organizzativo, in cui ripensare il concetto di leadership, non più orientato su direzione e controllo a vista ma su autonomia e responsabilizzazione e obiettivi e risultati.

Da ripensare anche gli spazi di lavoro, più smart e meno legati al lavoro in presenza (già in corso Biblioteca “Con.Te.Sto”- Hub di Comunità di Borello - Servizi Sociali “Sportello di Comunità”).

Per approfondire: Sperimentare lo smart working - Comune di Cesena (1.47 MB)

Lavoro a distanza e Smart Agents - Unione della Romagna Faentina

• Antonella Altini - Responsabile Sviluppo Competenze e Lavoro Agile

Nel nostro Ente gli smart worker ordinari sono in aumento, il sistema è già consolidato, i dipendenti hanno sottoscritto accordi individuali di lavoro agile e lo smart working sta diventando una fonte attrattiva per i giovani. (Antonella Altini)

Tutto è iniziato nel 2014 con il conferimento di tutte le funzioni e tutti i dipendenti all’Unione. Questo ha permesso una riorganizzazione dei servizi che ha attivato un processo di cambiamento culturale all’interno dell’Ente.

Nel 2020 l’Unione era già pronta a far sottoscrivere ai propri dipendenti accordi strutturati di smart working, poi la pandemia ha catapultato tutti in una nuova realtà.

Grazie alle figure degli SMART AGENT (dipendenti con particolare attitudine al digitale e aperti al cambiamento, riconosciuti all’interno dell’Unione come guide digitali) gli smart worker sono stati accompagnati nel processo di cambiamento organizzativo e culturale che ha permesso all’Ente di avere oggi il 65% dei dipendenti con accordi strutturati individuali di smart working.

Per approfondire: Lavoro a distanza e Smart Agents - Unione della Romagna Faentina (142.54 KB)

Il diario di bordo dello smart working - Unione Bassa Reggiana

• Elena Gamberini - Direttore Generale

Il cambiamento non deve riguardare solo la componente tecnica ma soprattutto quella politica. Il percorso è tutt’altro che concluso. Mettiamo la programmazione al centro con un forte richiamo all’Agenda Digitale. (Elena Gamberini)

Forte di questi elementi il modello organizzativo nel lavoro agile individuato in Unione Bassa Reggiana prima della pandemia ha continuato a funzionare anche come lavoro emergenziale (30% di smart worker).

A tal fine è stato attivato sul sito dell’Unione una sezione dedicata al kit dello smart worker dove sono presenti materiali di formazioni, linee guida e strumenti di monitoraggio, al fine di raccogliere esperienze e problematiche per monitorare il rapporto dei dipendenti con lo smart working e poter attuare tempestive azioni correttive (diario di bordo).

Il ruolo chiave per lo sviluppo delle competenze digitali spetta agli amministratori: l’Unione Bassa Reggiana ha ottenuto il Golden Badge Territoriale nel Percorso formativo Competenze Digitali per i dipendenti pubblici come da progetto della Regione Emilia-Romagna e ForumPA.

Per approfondire: Il patto per il Lavoro Agile - Unione Bassa Reggiana (320.28 KB)

 Smart working e competenze digitali per i dipendenti della PA - Città Metropolitana di Bologna

• Andrea Scacchetti - Responsabile U.O. Controllo di Gestione

Il modello che abbiamo iniziato a strutturare doveva essere semplice e veloce. Solo quando le strutture mappano le proprie attività diventano responsabili della propria parte di programmazione. (Andrea Scacchetti)

La Città Metropolitana di Bologna è stata una delle Amministrazioni pioniere del lavoro agile. 

Il percorso del lavoro agile è iniziato con l’adesione al Progetto VeLA nel 2018. L’approccio da parte dell'Amministrazione è di tipo organizzativo e 3 sono gli items su cui si basa:

1. il lavoro agile è disegnato sulla specificità della Città Metropolitana di Bologna per migliorare la Salute dell’Ente;
2. il nuovo modo di lavorare è applicabile a tutta l’organizzazione e ai suoi dipendenti sia in presenza, sia in lavoro agile;
3. Il lavoro agile deve essere accessibile potenzialmente a tutti i dipendenti che svolgono attività compatibile con il lavoro agile.

Il grosso del lavoro è stato fatto sulla programmazione strategica che è stata integrata con l’organizzazione del lavoro, con i processi e la tecnologia.

L’Amministrazione ha trasferito il processo organizzativo su di un applicativo condiviso con i dipendenti da dove passano tutti gli step di attivazione, organizzazione e controllo delle attività smartabili: dalla richiesta di adesione al lavoro agile, alla sottoscrizione digitale dell’accordo individuale, fino alla programmazione delle attività lavorative e alla restituzione di indici di performance.

Il percorso digitale ha permesso all’Ente di sottoscrivere in pochissimo giorni più di 200 accordi individuali digitali, senza appesantire gli uffici amministrativi.

 Per approfondire: Lavoro Agile e programmazione - Città Metropolitana di Bologna (188.91 KB)

Per approfondire le tematiche trattate:

• KIT del seminario - Smart Working e competenze digitali per i dipendenti della PA (653.8 KB)
• Presentazione Osservatorio Smart Working - Alessandra Gangai - Lo Smart Working nella PA (2.25 MB)
• Presentazione Regione Emilia-Romagna - Stefania Sparaco - Oltre il lavoro agile costruire organizzazioni (4.32 MB)
• Progetto Emilia-Romagna smart working - come aderire
• Sistema delle Comunità Tematiche (COMTem)