La gestione documentale motore dell’innovazione
La gestione documentale motore dell’innovazione - Materiali del Seminario
Il Seminario, ospitato dal Laboratorio Aperto di Ferrara - Ex Teatro Verdi, si è svolto giovedì 27 ottobre 2022 nell'ambito del ciclo di seminari rivolti alle Comunità Tematiche della CNER.
Il sesto appuntamento del ciclo di seminari di approfondimento si è svolto nel suggestivo foyer dell’ex teatro Verdi, nato nel 1857 come teatro popolare, inaugurato nel 1913 con la rappresentazione dell’Aida e dedicato a Giuseppe Verdi. Un piccolo gioiello nel cuore storico del capoluogo estense, dal 2019 è sede del Laboratorio aperto, trasformato in pochi anni da luogo urbano dismesso ad architettura contemporanea: un esempio di riuso, recupero e restauro di grande pregio.
In questo spazio rinnovato, oggi destinato all’inclusione digitale, al coworking e alla mobilità sostenibile, le COMTem si sono incontrate, ancora in modalità ibrida, per parlare di un tema determinante per un'amministrazione virtuosa e consapevole: la Gestione Documentale come motore dell’Innovazione.
L’organizzazione e conservazione dei documenti sono, da sempre, alla base di tutta l’attività di un ente anche se vengono spesso affrontate come meri adempimenti, senza coglierne gli indiscutibili benefici: semplificazione, snellimento, trasparenza, risparmio di tempi e costi. Se la si approccia nel modo corretto, è possibile comprendere come nella gestione documentale sia racchiusa la chiave per oliare l’intera catena dei processi dell’Amministrazione, affinché diventi uno strumento strategico in grado di operare a 360° sull’Ente. È necessario però che si verifichino alcune pre-condizioni:
- consapevolezza e visione da parte delle figure che ricoprono ruoli dirigenziali;
- scelte organizzative funzionali al conseguimento degli obiettivi di innovazione;
- investimenti coerenti e risorse professionali adeguate agli obiettivi.
Il seminario, organizzato dalla COMTem Documenti Digitali, si è rivolto pertanto non solo a chi opera quotidianamente nel settore ma anche a chi, nell’amministrazione, può cogliere le opportunità e i vantaggi di una gestione documentale intesa come elemento strategico dell'innovazione. La numerosa platea, composta da molti archivisti e informatici ma anche da un significativo numero di dirigenti e responsabili per la Transizione Digitale, ha seguito le sessioni con grande interesse e ha partecipato attivamente ai momenti di interazione proposta, contribuendo con domande e spunti di riflessione.
L’incontro si è aperto con i saluti istituzionale e il benvenuto di:
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Dimitri Tartari Coordinatore Agenda Digitale della Regione Emilia-Romagna |
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Alessandro Balboni Assessore ai Rapporti Unife, Ambiente, Tutela degli animali, Processi di Partecipazione - Comune di Ferrara |
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Marco Antonio Rizzo Senior Innovation Officer - Laboratorio Aperto di Ferrara |
Nella sessione introduttiva, i 3 co-coordinatori della COMTem Documenti Digitali hanno ripercorso i fondamenti di una corretta gestione documentale anche attraverso le attività svolte dalla COMTem focalizzando l’attenzione su tre aspetti chiave: Gestione, Conservazione e Formazione. Sono stati quindi illustrati alcuni dei più recenti prodotti della Comunità Tematica con soluzioni organizzative e strumenti formativi per supportare le amministrazioni nella gestione documentale e nella digitalizzazione. Sono intervenuti:
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Giampiero Romanzi Funzionario della Soprintendenza archivistica e bibliografica |
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Gabriele Bezzi Responsabile funzione archivistica di conservazione Regione Emilia-Romagna (ParER) |
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Silvia Ghiani Settore digitalizzazione, promozione, comunicazione, liquidazioni DGCRLI- Regione Emilia-Romagna |
La tavola rotonda ha rappresentato l’occasione per confrontarsi e ragionare, a livello regionale, su tre modelli e approcci differenti ai progetti di digitalizzazione con una rassegna delle principali iniziative e sperimentazioni condotte in particolare sulla digitalizzazione delle Pratiche Edilizie. I Responsabili dei servizi interessati nei Comuni di Bologna, Reggio Emilia e Rimini hanno condiviso, esponendo dati e numeri, l’entusiasmo dei progetti e delle attese ma anche la difficoltà dei problemi riscontrati in itinere e la soddisfazione dei risultati raccolti.
Ha condotto la tavola rotonda:
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Silvia Ghiani Settore digitalizzazione, promozione, comunicazione, liquidazioni DGCRLI- Regione Emilia-Romagna |
con la partecipazione di
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Corrado Sartena Responsabile UI Scrivania, Sportelli e Archivio – SUE – Comune di Bologna |
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Laura Righetti Istruttore tecnico UO Servizi giuridico amministrativi e controlli edilizi – Comune di Rimini |
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Valentina Corona Responsabile UOC Archivio e gestione documentale digitale – Comune di Reggio Emilia |
La terza sessione del seminario ha inquadrato l’argomento da un punto di vista più ampio e non solo tecnico, mettendolo in relazione i processi di trasformazione digitale degli Enti e con i risvolti etici e le opportunità di innovazione che una gestione attenta e trasparente di dati e informazioni archivisticamente sostenibile porta con sé.
Due preziosi contributi, su visioni e prospettive nazionali, hanno permesso di cogliere la portata e le implicazioni connesse alla gestione documentale.
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Paolo Coppola Professore associato, Consulente tecnico per la Presidenza del Consiglio dei Ministri |
ha sottolineato come a livello normativo l’impianto del CAD sia molto chiaro e sussista una netta spinta verso la dematerializzazione completa degli Archivi, che devono essere accessibili. Dal 2021 un ente inadempiente è anche oggetto di possibili sanzioni e ha pertanto il dovere di studiare, normalizzare e migliorare il proprio sistema informativo in questa direzione.
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Gianni Penzo Doria Dirigente Attività istituzionali Università dell'Insubria e archivista di chiara fama |
ha condiviso riflessioni importanti sulla Governance di processi, procedure e procedimenti ed ha suggerito a tutti gli attori coinvolti di concentrarsi non solo sull’atto amministrativo ma anche su ciò che rimane una volta che l’atto si è cristallizzato sotto forma di documento. L’invito è quello di comprendere che gli archivi fanno parte della nostra vita, sono sistemi destinati a produrre ordine e, ci ha ricordato, parlare di archivi è parlare di trasparenza.
La sessione conclusiva ha dato spazio alle domande puntuali del pubblico, tramite la bacheca interattiva, e alle risposte dei vari relatori. Sono stati infine presentati prodotti e strumenti messi a disposizione degli Enti attraverso il kit dell’incontro.
Ringraziando i relatori per i contributi chiari e di grande valore per tutti, ha raccordato le considerazioni emerse dal seminario all’interno della strategia regionale definita dall’Agenda Digitale dell’Emilia-Romagna, Data Valley Bene Comune:
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Dimitri Tartari Coordinatore Agenda Digitale della Regione Emilia-Romagna |
MATERIALI DEL SEMINARIO
Slides e documentazione condivisa durante l’incontro
- Presentazione Giampiero Romanzi - La gestione documentale motore dell'innovazione (
1.53 MB) - Presentazione Gabriele Bezzi - Gestione documentale e conservazione (2.19 MB)
- Presentazione Silvia Ghiani - Sviluppo competenze sulla gestione documentale: l'azione della COMTem Documenti Digitali (1.61 MB)
- Infografica Tavola Rotonda (279.51 KB)
- Presentazione Gianni Penzo Doria - La Gestione Documentale per la Governance (3.3 MB)
- Vai alle Linee Guida, Modelli, prodotti della COMTem Documenti Digitali
KIT informativo condiviso a valle dell’incontro
- KIT Seminario - La gestione documentale motore dell'innovazione (476.29 KB)
- KIT - Allegato Figure di responsabili previste da CAD e TUDA (249.56 KB)
VIDEO