I prodotti della COMTem Documenti Digitali
Modello di Manuale di Conservazione
Il prodotto, rilasciato a metà 2022, risponde al bisogno, rilevato in COMTem, di avere un modello per la predisposizione del Manuale di Conservazione, strumento obbligatorio per l’Ente, come ribadito nelle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” di AgID.
Lo strumento, che nasce già raccordato nei contenuti rispetto al Manuale di conservazione del Polo Archivistico di Regione Emilia-Romagna (ParER), descrive le caratteristiche, il contenuto, le modalità di approvazione e pubblicazione del Manuale, oltre che i rapporti tra il manuale di conservazione dell’ente e quello del conservatore esterno.
Per richiedere il documento scrivere a staff.comtem@lepida.it
Linea Guida: Sistemi federati di gestione documentale
Il prodotto, rilasciato a inizio 2022, risponde al bisogno, rilevato in COMTem, di avere uno strumento che analizzi e ponga le basi per una gestione documentale integrata e snellita nei processi nei casi in cui diversi Enti collaborino nella gestione dei medesimi servizi, come il caso delle Unioni con i propri Comuni.
Sempre di più, infatti, le Amministrazioni sono chiamate a lavorare assieme per la gestione dei servizi alla cittadinanza, e a creare dei processi di collaborazione tra PA snelli, che siano trasparenti per il cittadino. Ciò implica trovare nuove soluzioni organizzative che consentano la dematerializzazione di tutti i dati e documenti di tutti i processi e la loro trasmissione/condivisione, senza perdere di vista le corrette regole archivistiche, unite alla sicurezza informatica e al rispetto della protezione dei dati personali.
Il documento affronta il tema sotto quattro punti di vista: istituzionale, organizzativo, archivistico e informatico, abbracciando quindi sia gli aspetti più strategici che quelli più tecnici e operativi. Fornisce infine una checklist per la verifica del proprio stato di avanzamento.
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Scarica la Linea Guida: Sistemi federati di gestione documentale ( 4.28 MB) |
Linea Guida: Approvvigionamento informatico per la gestione documentale
Il prodotto, rilasciato a inizio 2022, risponde al bisogno di avere uno strumento utile alla predisposizione della documentazione necessaria al momento dell’acquisizione di nuovi sistemi e software che gestiscano documenti amministrativi a qualsiasi livello.
Sempre più spesso le Amministrazioni si trovano a dover sostituire gli strumenti tecnologici in uso, per obsolescenza tecnologica o adeguamento normativo dei sistemi, per ragioni di razionalizzazione ed unificazione dei sistemi e altri motivi.
Al fine di accelerare la dematerializzazione completa dei processi, è quindi importante che la qualità dei sistemi degli Enti e la loro omogeneità rispetto alla normativa e alle regole organizzative sia garantita già dalla fase di selezione ed acquisizione dei sistemi stessi.
Se la corretta gestione documentale è una necessità trasversale a qualsiasi processo dell’Amministrazione, e la fase di selezione dei sistemi informatici un’attività delicata che deve essere effettuata con particolare cura, la linea guida si propone come valido strumento per semplificare il processo tenendo insieme tutte le esigenze.
La linea guida, inoltre, contiene una serie di esempi utilizzabili direttamente per la predisposizione della documentazione per l’avviso di selezione.
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Scarica la Linea Guida: Approvvigionamento informatico per la gestione documentale (3.9 MB) |
| Scarica l'allegato alla Linea Guida (1.99 MB) |
Ciclo di Webinar "Smart Working e gestione documentale"
I webinar si sono svolti il 18 giugno e il 9 luglio 2020 nell’ambito del Piano di Attività 2020 della COMTem Documenti Digitali che prevede (Obiettivo 2) iniziative di formazione rivolte agli Enti del territorio sui temi della gestione documentale. I temi delle iniziative di formazione sono indicati e individuati dai partecipanti della Comunità Tematica; le iniziative di formazione sono aperte anche alla partecipazione di non iscritti alla COMTem.
I webinar sono stati realizzati in collaborazione con il Formez all'interno del ciclo previsto dall’Accordo di cooperazione orizzontale tra Parer (Regione Emilia Romagna) e Formez PA registrando un elevatissimo tasso di interesse (più di 500 iscrizioni per il primo, più di 800 per il secondo).
Il Webinar "Smart working e gestione documentale. Riflessioni ed esperienze” del 18 giugno 2020.
A fronte dell'emergenza epidemiologica, il ricorso allo smart working ha permesso alle pubbliche amministrazioni di mantenere continuità operativa e ha evidenziato sfide e opportunità sul piano culturale, organizzativo, tecnologico. “Elemento fondamentale per il buon successo dello smart working è una gestione documentale che sia orientata al digitale e permetta di superare i vincoli imposti dalla tradizionale gestione cartacea”: come?
Il webinar ha proposto un confronto e prospettive raccolte e sviluppate nell’ambito della collaborazione sviluppata nell’ambito dell’Agenda Digitale dell’Emilia-Romagna e in particolare in COMTem Documenti Digitali, grazie alle presentazioni della Soprintendenze Archivistica dell’Emilia-Romagna, del Polo Archivistico regionale (ParER) e di due Comuni Capoluogo invitati a condividere la loro esperienza (Comune di Modena e Comune di Reggio-Emilia).
Accedi ai materiali e alla registrazione del webinar
Il Webinar "Smart working e gestione documentale. Modelli integrati di comunicazione digitale tra enti” del 9 luglio 2020.
“Non sono i file a spostarsi da una persona all’altra, ma sono le persone a consultare i file nella loro posizione di origine!”
Intorno a questo filo conduttore, la cui centralità è stata evidenziata nel corso dell’emergenza sanitaria e nella necessità di accesso agile da remoto, si è svolto il secondo webinar dedicato a Smart Working e Gestione Documentale.
Dal concetto di trasmissione, quindi, a quello di condivisione di file, documenti, cartelle o fascicoli.
Il paradigma acquista particolare rilievo quando i documenti sono in grande quantità e di notevoli dimensioni digitali (ad esempio i documenti legati a piani urbanistici, ricchi di disegni, tavole e mappe). La sua applicabilità è legata a modelli organizzativi chiari, strumenti condivisi e di regole di accesso accurate all’interno di una amministrazione e verso l’esterno.
Oltre all'attività della Comunità Tematica Documenti Digitali di Linee Guida dedicate a modalità innovative di gestione documentale, è stato presentato il progetto per il deposito dei piani urbanistici presso Regione Emilia-Romagna, utilizzando le potenzialità di integrazione offerte dall’utilizzo di un sistema di conservazione condiviso quale è quello di ParER.
Attraverso le presentazioni della Soprintendenze Archivistica dell’Emilia-Romagna e del Polo Archivistico regionale (ParER), il webinar ha presentato esperienze e modelli innovativi di gestione documentale e di comunicazione integrata tra diversi enti locali.
Accedi ai materiali e alla registrazione del webinar
Seminario "La gestione e conservazione documentale nella transizione al digitale. Le nuove Linee guida Agid sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”
Qual è il ruolo della gestione documentale nella transizione digitale? Quali sono le figure, le responsabilità e le competenze coinvolte nella gestione documentale digitale?
Nel corso del Seminario aperto che si è svolto giovedì 28 novembre 2019, la COMTem Documenti digitali, nel presentare il lavoro svolto, ha aperto un confronto con i Responsabili per la Transizione al Digitale al fine di far emergere i problemi che dal loro punto di vista costituiscono oggi i maggiori ostacoli alla gestione totalmente digitale e fornire soluzioni concrete.
Accedi ai materiali del seminario
Linea Guida: Digitalizzazione degli Archivi Cartacei delle Pratiche Edilizie
Il prodotto, rilasciato a dicembre 2018, è frutto dell’Obiettivo 2 del Piano delle Attività 2018 della COMTem Documenti Digitali.
La Linea Guida risponde al bisogno, rilevato in COMTem, di fornire strumenti e know-how specifico ai Comuni che, sempre più numerosi, intraprendono progetti di recupero digitale degli archivi cartacei conservati nei propri Uffici tecnici, con l’obiettivo di meglio rispondere alle esigenze di personale interno, di professionisti e singoli cittadini, i quali chiedono di poter entrare in possesso delle informazioni necessarie allo svolgimento delle loro attività e alla tutela dei loro interessi in tempi sempre più rapidi.
La Linea Guida è costruita come un percorso operativo che supporta l'attività fin dalle prime fasi cruciali di progettazione del lavoro fino alla selezione del soggetto incaricato.
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Linea Guida: Riorganizzazione dei servizi archivistici a seguito di fusione di Comuni
Il prodotto, rilasciato il 22 dicembre 2017, è frutto dell’Obiettivo 1 del Piano delle Attività della COMTem Documenti Digitali.
La Linea Guida risponde al bisogno, rilevato in COMTem, di fornire strumenti e know-how specifico ai Comuni che spesso si trovano impreparati a gestire la trasformazione, soprattutto da un punto di vista della gestione documentale.
Dal 2014 al 2017 si sono prodotti in Emilia-Romagna 10 casi di fusioni di Comuni. A partire dall’analisi delle criticità e degli ostacoli affrontati dai Comuni oggetto di fusione, la COMTem ha elabortato la proposta, in forma di Linea Guida, di un percorso operativo corretto per la migrazione dalla gestione degli archivi, 'separata' di tutti i Comuni, alla gestione unificata nel nuovo Comune, garantendo la correttezza nella gestione degli archivi prima e dopo la fusione.
L'analisi prodotta può essere utilizzata anche da Enti diversi dai Comuni che dovessero trovarsi nella stessa situazione, ovvero in un processo di fusione.
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Seminario: Progetti di digitalizzazione delle pratiche edilizie: aspetti metodologici e casi pratici
Nel processo di dematerializzazione e di predisposizione di nuovi servizi digitali utili alla cittadinanza, gli Enti affrontano l'esigenza di digitalizzare e indicizzare porzioni di archivio analogico da mettere a disposizione, oltre che degli operatori degli Enti stessi, anche direttamente ai cittadini.
La Direzione Generale degli Archivi con circolare 41 del 2015 ha affidato alle Soprintendenze Archivistiche e Bibliografiche il compito di verificare la correttezza dei progetti di digitalizzazione degli Enti e autorizzare le attività. Una delle porzioni più frequentemente consultate dell’archivio è quella delle pratiche edilizie.
Il seminario, che si è svolto il 21 marzo 2018 nel quadro delle azioni previste dal Piano delle Attività 2018 della COMTem Documenti Digitali (Obiettivi 2 e 5), ha illustrato i primi casi realizzati in Emilia-Romagna, esito della collaborazione tra gli Enti e la Soprintendenza Archivistica e Bibliografica dell’Emilia-Romagna.
Ciclo di seminari: Il Manuale di gestione: strumento per l'innovazione
Il ciclo di Seminari "Il Manuale di gestione: strumento per l'innovazione" è stato organizzato dalla Soprintendenza Archivistica e Bibliografica dell’Emilia-Romagna in collaborazione con LepidaSpA e il Polo Archivistico regionale ParER, sulla base di una specifica esigenza espressa nell’ambito della Comunità Tematica sulla gestione documentale.
Il ciclo si è svolto dal 9 marzo al 30 maggio 2017.