INFORMATIVA per il trattamento dei dati personali ai sensi dell’art 13 del Regolamento europeo n. 679/2016

1. Premessa

In questo documento sono descritte le regole relative all’organizzazione delle attività delle Comunità Tematiche dell’Emilia-Romagna (COMTem), con specifico riferimento al trattamento dei dati personali di coloro che prendono parte a tali attività.

2. Identità e i dati di contatto del titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali di cui alla presente Informativa è la Giunta della Regione Emilia-Romagna, con sede in Bologna, Viale Aldo Moro n. 52, CAP 40127.
Per semplificare le modalità di inoltro e ridurre i tempi per il riscontro si invita a presentare le richieste di cui al paragrafo n. 10, alla Regione Emilia-Romagna, Ufficio Relazioni con il Pubblico (Urp) per iscritto scrivendo a: e-mail urp@regione.emilia-romagna.it oppure a urp@postacert.regione.emilia-romagna.it allegando un documento identificativo. o telefonicamente dal lunedì al venerdì dalle 9 alle 13 e il lunedì e giovedì anche dalle 14.30 alle 16.30: telefono 800-662200.

3. Il Responsabile della protezione dei dati personali

Così come previsto dal Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, il Titolare del trattamento Giunta della Regione Emilia-Romagna ha designato il proprio Responsabile della protezione dei dati personali contattabile all’indirizzo dpo@regione.emilia-romagna.it

4. Responsabili del trattamento

Per gestire l’organizzazione e la successiva realizzazione delle attività relative alle Comunità Tematiche, è nominata quale Responsabile del Trattamento la società Lepida S.c.p.a. Essa può avvalersi, a sua volta, di soggetti terzi per l’espletamento di attività e relativi trattamenti di dati personali. Conformemente a quanto stabilito dalla normativa, tali soggetti assicurano livelli di esperienza, capacità e affidabilità tali da garantire il  rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento, ivi compreso il profilo della sicurezza dei dati.
Lepida S.c.p.A. formalizza istruzioni, compiti ed oneri in capo a tali soggetti terzi con la designazione degli stessi a "Sub-Responsabili del trattamento" ai sensi dell’art. 28, par. 2 e 4 del Regolamento (UE) 2016/679. Lepida S.c.p.A. sottopone tali soggetti a verifiche periodiche al fine di constatare il mantenimento dei livelli di garanzia registrati in occasione dell’affidamento dell’incarico iniziale.

5. Soggetti autorizzati al trattamento

I Suoi dati personali sono trattati da personale interno del Titolare e del Responsabile del trattamento previamente autorizzato e designato quale incaricato del trattamento, a cui sono impartite idonee istruzioni in ordine a misure, accorgimenti, modus operandi, tutti volti alla concreta tutela dei Suoi dati personali.

6. Finalità e base giuridica del trattamento

La base giuridica del trattamento è costituita, ai sensi dell’art. 6 par. 1, lettera e), Regolamento (UE) 679/2016, dall’esecuzione di un compito di interesse pubblico e dall’esercizio dei pubblici poteri. Nello specifico, la base giuridica di tale trattamento è da rinvenirsi nell’attuazione delle politiche digitali per la crescita delle città, dei territori e delle comunità in Emilia-Romagna, in particolare per la attuazione dell’Agenda Digitale.
I dati personali da Lei forniti sono trattati unicamente per finalità connesse all’organizzazione e alla successiva realizzazione delle attività delle Comunità Tematiche del Servizio e, nello specifico, per le seguenti finalità:

Finalità 1: partecipazione alle attività: I Suoi dati anagrafici e di contatto saranno utilizzati per finalità organizzative connesse alla partecipazione alle attività delle Comunità Tematiche dell’Emilia-Romagna. In particolare per:

• la Sua iscrizione al Sistema COMTem e alle attività dello stesso;
• il suo accesso agli strumenti di collaborazione online previsti dalle attività (a puro titolo di esempio: mailing list dedicate, accesso aree di collaborazione online riservate agli iscritti, accesso a webmeeting e webinar);
•  comunicazioni e inviti a incontri/eventi/manifestazioni/sondaggi/iniziative.

Ai sensi dell’art. 13 par. 3 Regolamento UE 679/2016, qualora il titolare del trattamento intenda trattare ulteriormente i dati personali per una finalità diversa da quella per cui essi sono stati raccolti, prima di tale ulteriore trattamento, fornirà all'interessato informazioni in merito a tale diversa finalità e ogni ulteriore informazione pertinente. In particolare, i dati richiesti a coloro che prendono parte alle attività delle Comunità
Telematiche dell’Emilia Romagna sono raccolti e trattati nei limiti strettamente indispensabili all’organizzazione e successiva realizzazione di tali attività.

6.1 Tipi di dati trattati, finalità del trattamento e modalità del trattamento

Sono oggetto di trattamento, i dati personali di cui all’art. 4, n. 1, del Reg. UE n. 679/2016, ovvero i dati anagrafici, il codice fiscale, l’indirizzo di posta elettronica, Ente/Organizzazione di appartenenza, ruolo nell’Ente/Organizzazione. I dati oggetto di conferimento di titolarità della Giunta della Regione Emilia-Romagna sono trattati dalla Giunta della Regione Emilia-Romagna e dal personale della società che gestisce il suo sistema informativo, opportunamente autorizzati ai sensi dell’art. 2 quaterdecies del D.Lgs. n. 196/2003 e s.m.i. ed istruiti sugli obblighi derivanti dalla normativa in materia di privacy, tramite l’utilizzo di strumenti elettronici, nel rispetto delle regole di riservatezza. Il Titolare e i fornitori di cui il Titolare medesimo si avvale, impiegano idonee misure di sicurezza, organizzative, tecniche e fisiche, per tutelare le informazioni dall’alterazione, la distruzione, la perdita, il furto o l’utilizzo improprio o illegittimo.

6.2 Obbligo di conferimento dei dati

ll conferimento dei dati è obbligatorio per il conseguimento delle finalità di cui sopra. Il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrebbe avere come conseguenza l’impossibilità di permetterLe la Sua partecipazione alle attività delle Comunità Tematiche dell’Emilia - Romagna.

7. Destinatari dei dati personali

I suoi dati personali non sono oggetto di diffusione, né sono oggetto di comunicazione nei confronti di soggetti terzi. I dati personali raccolti potranno essere comunicati unicamente a collaboratori del Titolare in qualità di persone autorizzate e/o Responsabili del trattamento e/o amministratori di sistema. L’elenco completo dei soggetti rientranti nelle categorie di cui sopra ai quali i dati personali sono comunicati è costantemente aggiornato e può essere conosciuto gratuitamente chiedendone copia al Titolare del trattamento.

8. Trasferimento dei dati personali a Paesi extra UE

I suoi dati personali non sono trasferiti al di fuori dell’Unione europea.

9. Periodo di conservazione

Al fine di garantire un trattamento corretto e trasparente, i dati sono conservati per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati conformemente a quanto previsto dagli obblighi di legge e nel rispetto dell’art. 5, comma 1, lett. e) del Reg. UE n. 679/2016. In ogni caso i Suoi dati personali saranno trattati per il periodo massimo di 10 anni, fatti salvi obblighi di legge e fatto salvo, in ogni caso, che si procederà con la cancellazione degli stessi prima del termine ultimo di 10 anni allorché, per qualsiasi ragione, cessi la Sua partecipazione alle attività COMTem.

10. Diritti degli interessati

Il Regolamento (UE) 2016/679 attribuisce ai soggetti interessati i seguenti diritti:

• diritto di accesso (art. 15), ovvero di ottenere in particolare:
  •  la conferma dell’esistenza dei dati personali,
  •  l’indicazione dell’origine e delle categorie di dati personali, della finalità e
    della modalità del loro trattamento,
  •  la logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di
    strumenti elettronici,
  • gli estremi identificativi del Titolare del trattamento dei dati personali, del
    Responsabile del trattamento dei dati personali e dei soggetti o categorie
    di soggetti ai quali i dati sono stati o possono essere comunicati,
  •  il periodo di conservazione;
• diritto di rettifica (art. 16);
•  diritto alla cancellazione (art. 17);
• diritto di limitazione di trattamento (art. 18);
• diritto alla portabilità dei dati (art. 20);
• diritto di opposizione (art. 21);
• diritto di revoca del consenso (art. 7).

In relazione al trattamento dei dati che La riguardano, si potrà rivolgere al Titolare del trattamento Giunta della Regione Emilia-Romagna per esercitare i Suoi diritti.

Per l’esercizio dei Suoi diritti può fare riferimento anche al “Disciplinare riguardante l’esercizio dei diritti dell’interessato” ed utilizzare il “Modulo per l’esercizio di diritti in materia di protezione dei dati personali”, disponibili al link https://lepida.net/societa-trasparente/altri-contenuti/dati-ulteriori del sito istituzionale del Responsabile del trattamento, che provvederà a trasmettere l’istanza al competente Titolare del trattamento.

11. Diritto di reclamo

Gli interessati che ritengono che il trattamento dei dati personali a loro riferiti effettuato attraverso il servizio avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento, hanno il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, come previsto dall'art. 77 del Regolamento stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento).

12. Processi decisionali automatizzati

Il sistema non utilizza i dati raccolti nell’ambito di processi decisionali automatizzati ai sensi dell'art. 13, par. 2, lettera f), del Regolamento (UE) 2016/679.

13. Aggiornamenti alla presente Informativa sul trattamento dei dati
personali

La presente informativa sul trattamento dei dati personali potrà essere aggiornata, dandone pubblicità agli utenti sulla presente pagina, che si invita a consultare periodicamente, utilizzando come riferimento la data di ultima modifica indicata a conclusione del testo, al fine di conformarsi alla eventuale normativa, nazionale ed europea in materia di trattamento dei dati personali e/o di adeguarsi all’adozione di nuovi sistemi, procedure interne o comunque per ogni altro motivo che si rendesse opportuno e/o necessario. Salvo quanto diversamente specificato, l’informativa pubblicata sulla presente pagina continua ad applicarsi al trattamento dei dati personali raccolti sino al momento della sua sostituzione.

Data Pubblicazione: 14 novembre 2023